Les pharmacies PRADEN dématérialise ses flux!

EUKLES SOLUTIONS

19/10/2015

EUKLES Solutions annonçait en Mai dernier, en partenariat avec Repro30, l’équipement en GED e-DocProTM de la SELARL ‘PHARMACIE AGNES PRADEN’ (Alès,30 ). Malgré une part de marché importante dans le secteur et un chiffre d’affaires avoisi- nant les 12 Millions d’euros, la société plusieurs problématiques nuisants à son activité.

Les raisons qui ont poussé le groupe de para-pharmacie PRADEN à passer au numérique...

Le problème majeur était la multiplicité des outils internes... Aucune centralisation de l’information n’était mise en place, ce qui entrainait qu’un même document pouvait se retrouver numérisé jusqu’à quatre fois. En découlait donc, logiquement, une absence de traçabilité, de sécurité d’accès aux documents et un suivi des dossiers très compliqués... Notamment avec quelques fournisseurs dont les litiges entraînaient de réels impacts sur la trésorerie à cause de la perte des factures.

La GED permet alors de mettre en oeuvre un outil simple, transversal, permettant plus de mobilité aux collaborateurs (travail à distance), un processus précis et simple de travail.

Des modules intégrés comme vecteur de choix.

Le choix de la société s’est porté sur e-DocProTM pour ses modules intégrés directement au sein du logiciel.
Si la mission première d’une GED est de pouvoir classer des documents, l’accélération du suivi du traitement grâce aux modules intégrés tel que le Workflow, le module de travail collaboratif, ou encore les tampons personnalisés ont séduit la firme tant l’intuitivité et l’ergonomie sont puissantes.

Le résultat : Gagner du temps, de l’argent, et avoir des collaborateurs efficaces.

L’économie est colossale. Le coût des impressions, des photocopies et des envois postaux est considérablement réduit :
— Création d’un compte d’utilisateur pour le cabinet comptable (Paris) : tous les documents étaient envoyés par courrier, et un double du dossier envoyé était conservé physiquement. Désormais seule une seule et unique version existe.
— Aucune impression d’e-mail, document, etc... à partager. Les bannettes virtuelles sont utilisées quotidiennement.

Aussi, l’évaluation réalisée au bout d’un mois souligne le gain de temps. Les éléments reçus physiquement, sont numérisés et classés automatiquement... Le classique va-et-vient entre les bureaux est remplacé par des Workflows ou des envois dans les bannettes virtuelles.

Enfin, le coeur de métier de chacun est retrouvé. Par exemple, le service des achats passe désormais plus de temps à négocier avec les fournisseurs et ne perd plus de temps à rechercher l’information, classer des documents ou encore se déplacer dans tout le bâtiment pour faire valider une commande rapidement.

La volumétrie : la GED utilisée au maximum en interne !

PRADEN divise sa GED en deux grandes parties : Comptabilité fournisseurs et RH.
La RH utilise e-DocProTM pour classer et partager les informations de la cinquantaine de collaborateurs de PRADEN : fiche de paie, avenants, contrats de travail etc...
Le service comptable lui, dépose entre 1300 et 1800 documents chaque mois (factures, BL, avoirs,...) concernant l’activité commerciale

À propos de EUKLES SOLUTIONS

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