Les services d'impression managés (MPS)

10/03/2014

La constante montée en puissance du numérique signifie que toute entreprise est aujourd'hui confrontée à de très grands volumes de données sous forme papier et virtuel souvent difficiles à gérer. Les services d'impression managés (MPS), où les constructeurs de systèmes d'impression développent de complexes systèmes d'impression d'entreprise intégrés autour d'un haut

Différents fabricants offrant de nombreux services ajoutés

Bien qu'offrant des équipements à performances comparables, les fabricants historiques de photocopieurs et imprimantes tels que Canon, Oki, Epson, Ricoh, Kyocera, Toshiba, et Brother au Japon ou bien Xerox, Dell et Lexmark aux Etats-Unis se démarquent en proposant des services intelligents aux entreprises. Ces services visent à diminuer la charge de travail et de ressources dédiée par une entreprise à la gestion de son parc d'imprimantes en apportant plus de visibilité et de flexibilité. Les sections suivantes visent à identifier les défis liés à la gestion d'un parc ainsi que les solutions proposées par les MPS.

La gestion des matières premières

Afin d'éviter le sur-stockage de consommables tels que les cartouches de toner ou les papiers de tout format, la majorité des fournisseurs de MPS suivront a distance la consommation d'une entreprise dans le but de livrer ces ressources « juste à temps ». Non seulement cela réduira l'immobilisation d'espaces et de finances, ces services contribueront aussi à minimiser les périodes de non-fonctionnement en assurant un approvisionnement constant. De plus, la flexibilité apportée par ce service assure qu'aucune ressource humaine n'est gaspillée à suivre et approvisionner manuellement le stock de consommables.

Les accès numériques et implémentation réseau

Au cœur de la problématique d'impression d'entreprise, nous retrouvons aussi la gestion réseau. Chaque imprimante étant connectée sur le réseau d'entreprise, gérer les accès en fonction des droits et de la localisation peut être un vrai cauchemar. En déployant des équipes d'experts lors de l'implémentation du parc, ou bien pendant toute la durée du contrat MPS, les fabricants veilleront à corriger ces accès réseau afin d'optimiser l'utilisation des machines et de déployer le potentiel de ces équipements perfectionnés.

Ceci augmentera la stabilité du réseau informatique de l'entreprise tout en augmentant la sécurisation des données. En effet, à travers les numérisations, gérer convenablement les accès aux machines et les authentifications assure que les données restent au sein de l'entreprise.

La gestion du support et des réparations

Dans le contexte du service après vente, les fournisseurs de MPS déploient systématiquement des capacités de diagnostic à distance. Ce service assure une fiabilité à toute épreuve en assurant qu'un technicien diagnostiquera la machine avant même qu'un problème soit détecté par les utilisateurs. Si le problème peut être résolu à distance alors la résolution se fera à l'insu de l'entreprise. Autrement, un technicien se rendra sur place pour réduire le risque d'interruption. De plus, en incluant ces prestations sous le même contrat de service, les entreprises évitent de faire appel à des sous-traitants externes bénéficiant ainsi d'une efficacité supérieure à des prix plus raisonnables.

Une implémentation personnalisée

Lancer une nouvelle stratégie d'impression et de gestion documentaire est une initiative dont l'importance ne doit pas être sous-estimée. C'est pour cela que les fournisseurs de MPS déploient systématiquement une implémentation structurée et approfondie afin d'ajuster la stratégie aux besoins de l'entreprise. Grâce à une phase d'audit complète du réseau existant, des données cruciales sont récoltées puis utilisées pour concevoir le parc d'impression (nombre de machine, positionnement, rendement nécessaire etc.). Puis, en établissant un plan de transition souple et adapté, les nouvelles technologies sont déployées en respectant les problématiques des employés et en réduisant le temps de perte de service.

Grâce au MPS, optimisez votre réseau tout en diminuant vos coûts

Malgré les apparences, les solutions MPS n'engendrent pas forcément une hausse des coûts d'impression. En effet, bien que les services inclus soient performants et personnalisés, tant d'efforts se traduisent par une baisse de la consommation globale d'énergie, de consommables et de services externes. En incluant tous les coûts relatifs à la gestion du parc en un seul contrat, les MPS assurent une visibilité globale sur les coûts engendrés et une optimisation complète. De plus, grâce a l'audit précédant la mise en place, l'adoption de MPS génère habituellement la suppression de machines et de processus redondants et onéreux. Finalement, un facteur de prix plus difficile à évaluer se trouve dans la valeur et l'importance qu'un chef d'entreprise attache à la fiabilité de son réseau d'impression et à la sérénité apportée par tout contrat MPS. 

Sophie Tourret, monreseau-it

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